El problema no es el stock: es llevarlo de memoria
En la mayoría de bares pequeños el inventario funciona así: el cocinero "ve" que queda poco lomo, la camarera avisa de que "casi no hay" ginebra, y el pedido al proveedor se canta de memoria a última hora. Funciona… hasta que deja de funcionar. Y cuando falla, duele en dos sitios:
- Pides de más: el género muere en la cámara. Cada caducado es dinero que compraste y tiraste, y encima suele ser justo lo caro: marisco, carne, lácteos.
- Pides de menos: te quedas sin un ingrediente un sábado por la noche y toca tachar platos de la carta o improvisar con algo de peor margen.
Lo traicionero es que esta pérdida no aparece en ninguna cuenta. La caja del día puede cuadrar perfectamente mientras en la cámara se pudre el margen del mes.
El método mínimo viable: cuenta solo lo que duele
El error clásico es intentar contarlo todo, todos los días. Al tercer día se abandona y se vuelve a la memoria. La alternativa que sí se sostiene:
- Elige tus 20 referencias por valor. No todo lo que hay en el almacén pesa igual: en un bar, unas pocas referencias —carnes, pescado y marisco, jamón, quesos, licores de marca, café— concentran la mayor parte del dinero. Haz esa lista una vez y revísala cada trimestre.
- Cuenta una vez por semana, no cada día. Un recuento semanal de esas 20 referencias son 15-20 minutos. Ponle un momento fijo y tranquilo: el lunes a primera hora suele ir bien, porque llegas justo después del fin de semana (el que más consume) y justo antes de los pedidos de la semana.
- Que cuente siempre la misma persona. Así el criterio no baila ("media caja" significa lo mismo cada semana) y las diferencias raras cantan enseguida. Y que apunte en el momento, no "luego lo paso", porque el "luego" es donde nacen los números inventados.
- Del recuento sale el pedido. La cifra no es para archivarla: compárala con tu mínimo y pide la diferencia. Si contar no cambia lo que pides, estás contando para nada.
¿Y el resto de referencias? Un vistazo rápido semanal y, si quieres afinar el food cost, un recuento completo una vez al mes. Con eso ya tienes la fórmula del consumo real: inventario inicial + compras − inventario final, que es la que alimenta tus escandallos con datos de verdad y no con intuición.
Ponle euros al almacén: es lo que lo cambia todo
Contar unidades te dice si te falta algo. Valorar el inventario en euros te dice cuánto dinero tienes parado en estanterías y cámaras, y esa cifra sí cambia decisiones:
- Si el valor del almacén sube mes a mes y las ventas no, estás comprando por costumbre, no por necesidad.
- Si una referencia cara lleva tres recuentos sin moverse, ese dinero rendía más en el banco que en la estantería: gástala en la carta o deja de reponerla.
- Cuando sabes lo que vale lo que tiras, la merma deja de ser "cosas que pasan" y pasa a ser una cifra con nombre.
Tu stock, contado y valorado en euros
La herramienta de Stock de Campa&Go te dice con cada recuento cuántos euros tienes en almacén, trae los precios de compra desde Mi Despensa para que no los teclees dos veces y, cuando algo baja del mínimo, lo pasas a Pedidos a proveedor con un toque — y allí filtras por el proveedor de cada artículo, que ya tienes guardado. Va dentro de la Suite: más de 20 herramientas por 9,90 €/mes, con 7 días de prueba gratis y sin tarjeta.
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Cuatro señales de que el almacén te está costando dinero
- Merma sin registrar. Se cae una botella, se quema una tanda de croquetas, se invita a un chupito… y nadie lo apunta. A final de mes el stock no cuadra con lo vendido y nadie sabe por qué. Apuntar cada merma en el momento —con un registro de mermas a mano— cuesta segundos y te dice dónde se va el dinero.
- Caducados recurrentes. Si cada semana tiras algo, no es mala suerte: es que compras sin mirar lo que queda. Coloca lo nuevo detrás de lo viejo (lo primero que entra, lo primero que sale) y recorta el pedido de eso en concreto.
- Doble pedido. El cocinero pide aceite porque no sabe que ya lo pediste tú. La solución no es hablar más: es que lo que falta se apunte en un solo sitio, como Mi Despensa, y que una sola persona dispare el pedido.
- Escandallos con precios viejos. Si la gamba ha subido y tu escandallo sigue con el precio del año pasado, el margen que crees tener no existe. El stock y la despensa son los que mantienen vivo el coste real de cada plato.
Si te reconoces en dos o más señales, no necesitas más disciplina: necesitas que el recuento, el pedido y el coste del plato se hablen solos, sin teclear lo mismo tres veces.
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