Cómo hacer el arqueo de caja de un bar (y quién paga el descuadre)

El arqueo de caja es esa media hora del cierre en la que cuentas el dinero y rezas para que cuadre. Bien hecho, deja de ser un mal rato: sabes exactamente lo que ha entrado, dónde se te escapa un euro y si el problema es un despiste o algo más serio. Aquí tienes el método completo, una hoja lista para imprimir y la respuesta honesta a la pregunta que más quema: cuando falta dinero, ¿quién lo paga?

1. Qué es el arqueo de caja

El arqueo de caja es contar el efectivo que hay de verdad en el cajón y compararlo con lo que el TPV o los tickets dicen que debería haber. Si las dos cifras coinciden, la caja cuadra. Si no, tienes un descuadre: o te sobra dinero (sobrante) o te falta (faltante).

Los descuadres pequeños son normales: un cambio mal dado, una vuelta de más, una propina que se mezcla. Lo que importa no es que un día te bailen 40 céntimos, sino que se repita y que sepas de dónde sale. Y para eso hay que arquear con método, no a ojo.

2. Cómo hacer el arqueo de caja de un bar, paso a paso

El procedimiento es siempre el mismo, tenga el bar el TPV que tenga. Cinco pasos:

1. Parte de un fondo de cambio conocido. Es el dinero con el que abres para dar cambios (por ejemplo, siempre los mismos billetes y monedas). Si cada día empiezas con la misma cantidad, es mucho más fácil ver luego lo que ha entrado de ventas.
2. Cuenta el efectivo por denominaciones. Billete a billete y moneda a moneda: tantos de 50, tantos de 20, tantas monedas de 2€… Apúntalo por filas y suma. Contar por denominaciones evita errores tontos.
3. Resta el fondo de cambio. A lo que has contado le quitas el fondo con el que abriste. Lo que queda es el efectivo que han dejado las ventas.
4. Compáralo con las ventas en efectivo del TPV. El TPV te dice cuánto has cobrado en efectivo (aparte de tarjeta o Bizum). Esa cifra debería coincidir con lo que acabas de calcular.
5. Anota el sobrante o el faltante. La diferencia entre las dos cifras es tu descuadre. Escríbelo, aunque sea cero: el historial es lo que luego te deja ver patrones.

Un truco que ahorra muchos disgustos: arquea por turno, no solo al cerrar la noche. Si cuadras al cambio de turno, cuando aparezca un faltante sabrás en qué franja se produjo, en vez de tener que repartir la sospecha entre toda la plantilla. No es una obligación legal, es simple buena gestión.

Ojo también con las salidas de caja: si pagas a un proveedor en efectivo o sacas dinero del cajón, eso no es un faltante, es una salida. Anótala también o el arqueo no cuadrará nunca.

3. Hoja de arqueo de caja para imprimir

Si prefieres el papel, aquí tienes una hoja de arqueo lista para imprimir. Toca el botón, imprímela y déjala en la barra para el cierre. Tiene todo lo que necesitas: fondo de cambio, conteo por denominaciones y la diferencia final.

La ventaja de que el TPV te lo cuadre solo es que el dato de ventas en efectivo (la casilla E) no lo pones tú a mano: sale del propio sistema, sin poder maquillarlo. Así el descuadre es real.

¿Prefieres cuadrarla en el ordenador? Descarga gratis la plantilla de cierre de caja en Excel: cuenta por denominación, resta el fondo de cambio y te saca el descuadre sola.

Ojo a partir de noviembre de 2026: con el SDDR (el depósito por lata y botella) va a entrar y salir de tu caja dinero que no es tuyo: el depósito se cobra y se devuelve. Si tu arqueo no lo separa, tendrás descuadres fantasma cada semana.

4. Descuadre de caja: ¿a quién se le cobra?

Esta es la duda del millón, y la respuesta honesta sorprende a mucha gente: en España, por regla general, el descuadre no se le puede descontar del sueldo al trabajador por decisión del jefe. El faltante se considera riesgo del empresario, no del camarero.

No es una opinión: el Tribunal Supremo lo confirmó en la sentencia 345/2026, de 8 de abril, en un caso en el que una empresa obligaba al personal de taquilla a reponer de su bolsillo lo que faltaba. El Supremo dijo que los descuadres de caja son «riesgo empresarial» y no se pueden repercutir al trabajador, salvo que haya dolo o culpa demostrada. La lógica es el principio de que quien se lleva el beneficio del negocio también asume sus riesgos.

Además, el artículo 58.3 del Estatuto de los Trabajadores prohíbe expresamente las sanciones que consistan en «multa de haber», es decir, quitarle dinero del sueldo a alguien como castigo. Descontar un faltante por tu cuenta puede considerarse una retención indebida de salario, con la obligación de devolver lo descontado.

La única excepción es el quebranto de moneda: un complemento (de naturaleza extrasalarial) que compensa al trabajador que maneja efectivo por los errores normales de cobro y cambio. Solo si el trabajador cobra ese plus en nómina puede la empresa descontarle un faltante, y nunca por importe superior al del propio complemento. Se fija en el convenio colectivo y su cuantía varía de un sitio a otro (hay convenios de hostelería que ponían, por ejemplo, alrededor de 18 € al mes para la categoría de cajero, pero no es una cifra universal ni obligatoria); muchos bares pequeños ni lo tienen pactado.

Así que el consejo práctico es claro: no descuentes un descuadre del sueldo por tu cuenta. Revisa qué dice tu convenio, mira si hay quebranto de moneda pactado y, ante la duda, pregunta a tu gestor. Céntrate en prevenir, que es lo que sí está en tu mano.

5. Cómo saber si te roban en la caja del bar

Un descuadre suelto es un despiste. El problema es cuando siempre falta, y siempre en el mismo sitio. No se puede afirmar que alguien roba solo mirando la caja —eso lo decide un juez, no un TPV—, pero sí hay señales que conviene vigilar:

• Descuadres que se repiten concentrados en el mismo turno o con la misma persona en barra.
• Demasiados tickets anulados o rectificados sin motivo claro.
• Consumiciones que salen y no se marcan en el TPV: rondas, invitaciones, cañas «de la casa» que nadie registra.
• Salidas de caja sin justificar o notas sueltas de «he cogido para…».

El control de verdad no es vigilar a nadie con lupa, es quitar los huecos por donde se escapa el dinero: que toda venta se marque en el TPV, arquear por turno y revisar el historial de anulaciones y de movimientos de caja. Cuando cada café, cada anulación y cada salida quedan registradas con su hora y su responsable, los descuadres dejan de ser un misterio y, muchas veces, dejan de aparecer.

Ahí es donde un TPV ayuda: no elimina el robo por arte de magia, pero deja rastro de todo, y ese rastro sirve tanto para detectar una anomalía como para prevenirla (cuando se sabe que queda registro, se marca todo). Si llegas a sospechar algo serio, guarda ese rastro y consúltalo con un abogado o tu gestor: el software aporta el registro, la valoración legal es cosa de un profesional.

Cada vez cobras menos en efectivo, y eso también reduce el descuadre: cuanto más pasa por el datáfono o por Bizum en el bar, menos dinero suelto se mueve en el cajón y menos margen hay para que algo se descuadre.

Y si el bar lo llevas tú solo, el arqueo cambia de sentido: no hay a quién preguntarle, así que es tu detector de errores. Lo cuenta la guía de TPV para una persona sola en la barra, con el cierre en tres pasos y las salidas de caja.