Gastos deducibles de un bar: qué puedes meter, qué no, y los tres requisitos de Hacienda

1. Antes de nada: esto vale para estimación directa

Todo lo que viene abajo aplica si tributas en estimación directa (normal o simplificada), que es el régimen donde los gastos reales se restan uno a uno de los ingresos. Si tu bar está en módulos (estimación objetiva, que sigue existiendo en 2026: la Orden HAC/1425/2025 desarrolla sus módulos para este año), tu rendimiento se calcula con parámetros del negocio y no deduces los gastos reales partida a partida. ¿Dudas de en cuál estás o cuál te conviene? Lo comparamos en la guía de módulos o estimación directa para un bar.

2. Los tres requisitos de Hacienda para que un gasto se deduzca

El Manual de Renta de la AEAT los enumera, y merece la pena aprendérselos porque si falla uno el gasto se cae:

• Que esté vinculado a la actividad: en palabras de la AEAT, "que sean propios de la actividad". Es el principio de correlación con los ingresos: el gasto existe porque el bar existe.
• Que esté convenientemente justificado: de forma prioritaria, con la factura de quien te vendió (art. 106.4 de la Ley General Tributaria).
• Que esté registrado en la contabilidad o en los libros-registro obligatorios de la actividad.

Traducido a tu día a día son tres preguntas: ¿es del bar? ¿tienes el papel? ¿está apuntado? Tres síes: deducible. Un no: problema en una comprobación.

3. El ticket no basta para el IVA: pide "factura con mis datos"

Aquí vive el error más caro de la hostelería pequeña. Hay que separar dos planos:

• Para el gasto en IRPF, la factura es el medio de prueba prioritario, aunque no el único. Ni el mito de "el ticket vale para todo" ni el susto de "sin factura pierdes el gasto entero": lo que hay es un justificante fuerte (la factura) y justificantes débiles que pueden no bastar si Hacienda pregunta.
• Para deducir el IVA la cosa es tajante: hace falta la factura (art. 97 de la Ley del IVA). El ticket —la factura simplificada— solo te permite deducir si incluye además tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA separada (art. 7.2 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012). El ticket pelado del cash&carry no deduce IVA.

Por eso el hábito más rentable del año cuesta una frase en la caja del proveedor: "ponme factura con mis datos, por favor". Y te sonará de casa: tu bar emite facturas simplificadas a diario (la hostelería puede, hasta 3.000 € IVA incluido), pero cuando el cliente de empresa te pide factura completa, se la haces. Como comprador, ese cliente eres tú. Cuándo vale una y cuándo la otra: en la guía de la factura simplificada en un bar.

4. La lista: los deducibles claros de un bar

Todos estos encajan en las rúbricas oficiales del Manual de la AEAT (compras, arrendamientos, reparaciones, servicios exteriores, tributos, personal):

• El género y los proveedores: comida, bebida, café, envases. Y tranquilidad con un matiz que asusta a más de uno: la exclusión del IVA de "alimentos y bebidas" es para consumos propios y atenciones, no para tus existencias. La materia prima que revendes o transformas sí deduce su IVA.
• El alquiler del local y, si lo hay, el renting de maquinaria.
• Suministros: luz, agua, gas, internet y teléfono del local.
• Personal: nóminas y la Seguridad Social a cargo de la empresa. Calcula lo que cuesta de verdad cada contrato con la calculadora de coste de empleado.
• Gestoría y otros profesionales independientes.
• Seguros del negocio (incendio, responsabilidad civil del local), sin límite especial. Distinto es el seguro de salud del titular: deducible hasta 500 € al año por persona (titular, cónyuge e hijos menores de 25 que convivan; 1.500 € si hay discapacidad).
• Reparaciones y conservación: arreglar la cámara sí es gasto del año; ampliar o mejorar el local se activa y se amortiza poco a poco.
• SGAE y licencias por la música, y las suscripciones propias del negocio.
• Publicidad y marketing: cartelería, redes, la web del bar.
• Comisiones del banco y del TPV por cobrar con tarjeta, e intereses de préstamos del negocio.
• Tasas municipales del negocio (terraza, basuras): son tributos no estatales deducibles. Cuánto cuestan depende de tu ayuntamiento, así que pregunta allí; no te fíes de cifras "típicas".
• La cuota de autónomos (RETA) del titular, y la del cónyuge o hijos que trabajen contigo si la pagas tú. Para 2026 se han prorrogado las cuotas de 2025 según fuentes solventes; el detalle de tramos e importes confírmalo con la Seguridad Social o tu gestor — lo contamos en la guía de módulos o directa.

Y si estás en directa simplificada, recuerda el remate: el 5% del rendimiento neto previo como provisiones y gastos de difícil justificación, con tope de 2.000 € al año.

Ojo, no mezcles planos: esta lista habla del gasto en tu IRPF. El IVA que soportas va por su carril, el del modelo 303 — tienes el detalle en la guía del IVA de la hostelería y las fechas de presentación en el calendario fiscal 2026.

5. ¿Se puede deducir la comida del personal? Sí, y así funciona

Sí: la comida de tu equipo es gasto de personal deducible en condiciones normales. El Manual de Renta de la AEAT incluye entre los gastos de personal la manutención de la plantilla, y también los gastos que por usos y costumbres se hacen con ella (la cesta de Navidad, por ejemplo): la propia Ley del Impuesto sobre Sociedades los excluye expresamente del concepto de liberalidad.

Para el trabajador hay otra buena noticia: la comida que le das en el propio bar en sus días de trabajo puede quedar exenta como comedor de empresa (art. 42.3.a de la Ley del IRPF). Un matiz que se confunde mucho: el límite de 11 € al día es solo para los vales o tarjetas de comida (la fórmula indirecta), no para el plato que sirves de tu propia cocina.

Cosa distinta es tu propia comida como autónomo, que tiene régimen propio y tres condiciones: producirse en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de hostelería, y pagarse por medios electrónicos. Con límites diarios: 26,67 € en España (53,34 € si duermes fuera) y 48,08 € en el extranjero (91,35 € con pernocta). El exceso no se deduce, y los casos frontera —dónde empieza "el desarrollo de la actividad"— resuélvelos con tu gestor.

6. ¿Puedo deducir la furgoneta del bar? Depende de qué vehículo sea

La respuesta honesta es "depende del vehículo y del uso real", y la diferencia es enorme:

• La furgoneta de reparto (vehículo mixto utilizado en el transporte de mercancías: recoger género, llevar pedidos) juega con ventaja. En IVA, la ley la presume afecta al 100%; en IRPF, los vehículos mixtos de mercancías son de los pocos que admiten un uso privado accesorio sin perder la deducción de sus gastos (combustible, seguro, reparaciones, amortización).
• El turismo particular es la otra cara: en IVA se presume afecto solo al 50%, y en IRPF los turismos exigen afectación exclusiva a la actividad — sin ningún uso privado — algo casi imposible de probar en un bar. En la práctica, sus gastos no pasan el corte del IRPF.

Advertencia: el 100% y el 50% son presunciones, no un derecho automático. El uso real prevalece, Hacienda puede pedir prueba y tú puedes también probar un uso mayor. Guarda todo lo que demuestre que la furgoneta trabaja para el bar y confirma tu caso concreto con tu gestor antes de deducir.

7. Lo que no cuela (o cuela con condiciones)

• Multas y sanciones: nunca son deducibles, ninguna.
• La "cena con amigos" disfrazada de atención a clientes: las atenciones a clientes y proveedores sí pueden deducirse, pero con límite conjunto del 1% de la cifra de negocios del año y probando su relación con la actividad. Importe alto, sábado noche y ningún cliente identificable es justo lo primero que tumba una comprobación. Y su IVA no es deducible en ningún caso: la ley excluye el IVA de las atenciones a clientes, espectáculos y joyas.
• Los gastos personales colados en el negocio: fallan el requisito número uno (vinculación con la actividad) y contaminan la credibilidad del resto de tu libro de gastos.

Con el mapa claro, lo que queda es constancia: cada gasto con su factura y su apunte, cada trimestre presentado a tiempo. Las fechas las tienes en el calendario fiscal 2026; y si te preocupa cómo cambiará la facturación con VeriFactu (aplazado a 2027), lo contamos aparte en la guía de VeriFactu para bares.