Cafetería pequeña, barra estrecha, márgenes ajustados, clientes que vienen cada día. Lo que necesitas es algo simple que te dé números honestos sin liarte con software de cadena.
Trabajas de 7:00 a 15:00, sirves 180 cafés al día, y al final del mes te preguntas dónde está el dinero. Te suena:
2,30€ el café con leche. Pero ¿incluyes el coste de la leche, el azúcar, el vaso si es para llevar, la electricidad de la cafetera? Probablemente no.
El croissant que compras a 0,55€ hace seis meses ahora son 0,72€. ¿Has ajustado el precio de venta o sigues perdiendo margen?
Tu TPV actual probablemente no cumpla. Si no actualizas antes, multa. Y muchos sistemas de cafetería viejos no se actualizarán.
Lo que sirves en barra o mesa va al 10% — café, bollería, comida y también la copa, la caña o el carajillo: se grava el servicio, no el producto. El 21% es solo lo que vendes para llevar (botella o lata cerrada) y el tabaco. Si tu TPV no lo asigna bien, error en el modelo 303. Confírmalo con tu gestoría.
De 8:00 a 9:30 tienes cola constante. Cada cobro de 20 segundos vs 35 segundos son 100 cafés más al mes servidos.
Caducidades de leche, descalcificación cafetera, pedido del proveedor, cambio de bombona... Cuando entran 30 personas, todo lo demás desaparece de tu cabeza.
No te vamos a vender módulo de reservas — en cafetería el cliente entra y se va. Esto sí tiene sentido:
Vamos a hacer cuentas concretas para que veas la utilidad:
| Café molido (7g) | 0,14€ |
| Leche (120ml) | 0,11€ |
| Sobre de azúcar | 0,03€ |
| Vaso para llevar + tapa (si aplica) | 0,08€ |
| Electricidad cafetera (estimado/café) | 0,02€ |
| Coste materia prima | 0,38€ |
| Precio venta (con IVA 10%) | 2,30€ |
| Precio venta sin IVA | 2,09€ |
| Food cost (% sobre precio sin IVA) | 18% |
Un food cost del 18% es excelente. Pero eso solo cubre materia prima. Después tienes que descontar mano de obra (35%), alquiler (20%), suministros (8%), seguros (3%)... el margen neto real anda en torno al 8-12%.
Conclusión: cada café con leche te deja unos 20-25 céntimos limpios. Para ganar 1.500€ al mes, necesitas servir unos 6.000 cafés. Por eso los cafés con prisa a 8:00 son tan importantes.
Sí, totalmente. El TPV funciona en una sola tablet en el mostrador. No hace falta sala con mesas, no hace falta camareros con móvil.
De hecho, las cafeterías pequeñas son uno de los usos más eficientes: cobros muy rápidos, productos repetitivos, IVA del 10% bien controlado.
Te ayudamos a prepararte. Nuestro TPV sella cada ticket con un sello digital (hash encadenado), los numera sin huecos y exporta todo para Hacienda y tu gestoría. Estamos en preparación para la nueva facturación digital (VeriFactu); aún no es un sistema homologado ni envía a la AEAT, así que confirma con tu gestoría tu situación de cara a enero de 2027.
Si tu TPV actual no se actualiza para VeriFactu (muchos no lo harán), tendrás que cambiar. Mejor empezar a prepararte antes que esperar a diciembre.
En la configuración de la carta, cada producto tiene asignado su IVA según cómo se sirva. Todo lo que consumes en el local —café, bollería, comida y también copas, vino, cerveza o el café con orujo— va al 10%, porque se grava el servicio de hostelería, no el producto. El 21% se reserva para lo que vendes para llevar (botella o lata cerrada) y el tabaco. Así, un café con orujo servido en barra se cobra entero al 10%; el TPV solo separa el 21% cuando hay producto para llevar, y lo refleja en el cierre de caja y en el modelo 303. Confírmalo con tu gestoría.
Cancelas la suscripción mensual cuando cierras la temporada y la reactivas cuando vuelves. Sin permanencia, sin "tienes que pagar el año entero".
Tus datos (carta, históricos, configuración) quedan guardados. Reactivar = empezar donde lo dejaste.
La calculadora de escandallos es gratis. Para guardarlos y sacarlos en PDF está la Suite (9,90€/mes, con más de 20 herramientas). El TPV tiene 7 días de prueba gratis, igual que la Suite.
Si quieres ir a mínimo: 0€ el primer mes con la calculadora gratis y las pruebas de 7 días.
Sin registro, sin trampas. Pon los ingredientes y mira en 5 minutos qué margen tienes realmente.
Abrir calculadora →