Una mesa de veinte parece la mejor noticia del mes hasta que te ocupa la sala entera, se presentan dieciséis y nadie sabe quién paga. Aquí tienes cómo se organiza y qué puedes pactar por escrito.
La respuesta honesta primero: no existe ninguna norma española que diga a partir de cuántas personas una reserva es "de grupo". Es una convención comercial y cada casa fija la suya. El umbral útil no es un número, es cuándo la reserva deja de caber en tu operativa normal. Tres preguntas y tienes tu cifra:
Con umbral o sin él, la normativa de consumo te pide informar antes: si a partir de X personas exiges menú cerrado, señal o un mínimo de comensales, el cliente tiene que saberlo antes de que la reserva quede hecha, no al llegar.
📋 Guía: control de aforo, quién lo fija y qué multas hay →
Casi todos los desastres de grupo salen del mismo sitio: cosas que no se acordaron antes y se acaban discutiendo el mismo día con veinte personas de pie. Son cinco.
Pide el número final de comensales el día antes, con el plazo que tú decidas, y dilo desde el primer mensaje: ese número es el que compra la cocina. Un grupo de "unos veinte y pico" acaba fallando.
Un grupo que entra en goteo te ocupa la sala el doble de tiempo y descuadra los pases. Da una hora concreta, di cuánto margen guardas la mesa y pide que avisen si se retrasan.
Apunta qué mesas se juntan y cuáles quedan inservibles el resto del turno: ese es el coste oculto del grupo.
Es lo que hace que la comida salga a la vez y caliente. Dos o tres opciones por plato, una alternativa vegetariana y los alérgenos de cada opción por escrito, que es obligatorio. Precio cerrado por persona, con lo que incluye y lo que no (café, licores, tarta que traen ellos).
📋 Si es un evento o catering: presupuesto de eventos, con el coste por persona →
La discusión clásica del final. Una sola cuenta es lo más limpio: pacta quién la asume y pídele los datos si va a querer factura completa. Cuenta por persona alarga el cierre y obliga a que tu sistema de cobro sepa partirla. Sea cual sea, acordada por escrito en la reserva, no en la sobremesa.
La pregunta no es "cuánto factura ese grupo", es cuánto habría facturado esa sala en ese turno con rotación normal. Veinte personas ocupando media sala tres horas pueden costarte dos giros de mesa.
| Mesas que ocupa el grupo (y las que deja inservibles) | A |
| Giros que habrías hecho en esas mesas ese turno | B |
| Tu ticket medio por comensal | C |
| Lo que tiene que superar el grupo | A × B × plazas × C |
Si el menú por persona queda por debajo, el grupo llena el comedor pero te baja la caja del turno.
Conclusión: el mismo grupo es un negocio o un problema según el día. Un martes de noviembre a mediodía, veinte personas con menú cerrado son la mejor noticia de la semana; un sábado noche con lista de espera, ese mismo grupo por debajo de tu ticket medio te sale caro.
🧮 Calcula el margen por mesa Mira lo que deja cada mesa por turno y compáralo con lo que te ofrece el grupo. Gratis. Ver la calculadora de margen por mesa →El criterio de Consumo Responde (Junta de Andalucía) lo deja claro: un restaurante sí puede pedir un anticipo o señal, siempre que ese importe se descuente de la cuenta final y se informe con claridad del importe y las condiciones antes de formalizar la reserva. Lo que no se puede es cobrar un suplemento por el mero hecho de reservar, dinero que no se descuenta. Anticipo que se descuenta, sí; peaje por reservar, no.
No te vamos a dar una cifra. No hay cantidad de señal fijada por norma ni porcentaje oficial. Los importes que circulan por la prensa son casos concretos u opiniones de asociaciones, no umbrales legales.
Puedes pactar un mínimo de comensales garantizado. Lo que no conviene es cobrar el precio íntegro de cada ausente, por dos razones:
La salida sensata es pactar un margen de tolerancia por escrito ("si el grupo baja más de un X% sobre el número confirmado la víspera, se factura el mínimo acordado"), y que ese mínimo cubra el gasto que ya has hecho, no la factura entera.
La Comunidad de Madrid multó con 10.100 euros a un restaurante por cobrar 100 euros de penalización por comensal a quienes cancelaban con menos de 24 horas (Dirección General de Comercio, Consumo y Servicios; público el 19 de diciembre de 2025, tras denuncia de FACUA). Aquel local tenía política de cancelación: lo determinante fue la desproporción, no el hecho de cobrar.
Tampoco hay consenso. FACUA sostiene (11 de diciembre de 2025) que cobrar por cancelar puede ser abusivo, porque penaliza un servicio no recibido y porque al restaurante no se le penaliza si no puede dar la mesa. CONSUMUR y la Junta de Andalucía lo admiten si se informa bien y es proporcional. Con ese panorama, la fórmula segura no es "es legal", es "se puede, si se cumplen estas condiciones".
Resumen de la legalidad de cobrar por no presentarse: se puede, pero solo con información clara y previa, aceptación del cliente e importe proporcionado. Y aun así hay controversia: FACUA lo considera potencialmente abusivo, mientras CONSUMUR y la Junta de Andalucía lo admiten si se informa bien y es proporcional. El detalle está en cuánto cuesta cada reserva en las plataformas y si puedes cobrar el plantón; para que pase menos, cómo reducir el no-show en tu restaurante.
Seamos exactos, porque aquí es fácil prometer de más: Reservas no cobra la señal. No hay pasarela de pago dentro, ni retención de tarjeta, ni cargo automático. Si pides un anticipo, lo cobras tú por tu medio —transferencia, Bizum o datáfono— y Reservas hace lo otro: dejar la reserva y sus condiciones por escrito, que es lo que te sostiene si un día hay discusión.
Sobre los datos del grupo, nombre y teléfono bastan: pedir el DNI es desproporcionado. Informa de para qué los usas antes de recogerlos, guárdalos con seguridad y bórralos cuando ya no hagan falta. Ver el RGPD en bares y restaurantes →
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Última comprobación: julio de 2026. Las condiciones de reserva, señal y penalización dependen de la normativa de consumo de tu comunidad autónoma: antes de publicar tu política, confírmala con tu gestor.
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