Tablet o caja registradora: qué cuesta cada una a 3 años

La pregunta suele llegar mal planteada. No es "¿caja registradora o tablet?", es "¿qué me va a costar cobrar en este bar los próximos tres años?". Lo caro casi nunca es lo que pagas el primer día: es la cuota que se renueva sola, la avería de un sábado y el aparato que se queda obsoleto cuando cambia la ley.

Comparamos las tres formas reales de cobrar, con sus rangos y sus pegas. Sin marcas y sin barrer para casa: la caja física gana en cosas importantes y lo vas a leer aquí.

Las tres formas de cobrar en un negocio pequeño

• La caja registradora de toda la vida. El cacharro de teclas con su cajón y su rollo de papel. Se compra una vez, se enchufa y suma.
• El sistema cerrado que instala un distribuidor. Terminal táctil propia, software del fabricante, un comercial que viene a montarlo y un contrato con cuota.
• El TPV que va en el navegador de una tablet. No compras máquina: abres el navegador en la tablet o el móvil que ya tienes y cobras desde ahí, pagando una cuota.

Las tres cobran. La diferencia está en dónde se te va el dinero y en qué pasa el día que algo se rompe o cambia la normativa.

1. La caja registradora de toda la vida

• Desembolso. Pagas una vez y ya está. Orientativo: 150 a 400 € una básica de barra, 400 a 900 € una con programación y cajón serio.
• Cuota mensual. Cero. Solo consumibles: rollos de papel y poco más. Es su mejor argumento y es verdad.
• Averías. Una moderna se repara; una de quince años muchas veces no, porque ya no hay piezas. Y si quien te la vendió cerró, pueden ser días cobrando en una libreta.
• Cambios de ley. Su punto flojo. No se actualiza sola: o el fabricante saca versión para tu modelo, o se queda como está. Cuando cambia la normativa, lo habitual es que te vendan un modelo nuevo.
• Terraza. No. Está enchufada donde está, así que la comanda de fuera va en papel y alguien la teclea después.
• A los 3 años. Sigue funcionando, que no es poco. De segunda mano vale muy poco, pero no la compraste para revenderla.

Si tu negocio vive de la terraza y de las mesas de fuera, ese punto no es un detalle: son pasos de más en cada servicio.

2. El sistema cerrado que instala un distribuidor

• Desembolso. El más variable: muchas veces el hardware aparece "regalado" a cambio de firmar permanencia. Pagado aparte, un terminal táctil con impresora y cajón suele ir de 600 a 2.000 €. Cuando te lo regalan no es gratis: va repartido en la cuota.
• Cuota mensual. Orientativamente, de 30 a 80 € al mes por local, y sube por módulos: comandero, pantalla de cocina, informes, soporte "premium". El precio del escaparate casi nunca es el de tu configuración.
• Averías. Brilla porque hay técnico asignado y suele haber equipo de sustitución. Decepciona si el soporte cubre de lunes a viernes en horario de oficina y a ti se te cae un sábado por la noche.
• Cambios de ley. Normalmente sí actualizan, porque les interesa. Mira si va incluido en la cuota o llega como "servicio de adaptación" con factura aparte.
• Terraza. Suele resolverse con un comandero: otro aparato y otra línea en la factura.
• A los 3 años. Poco o nada fuera de su ecosistema: es hardware atado a un software concreto, y el día que te vas se queda de pisapapeles.

Ese circuito lo contamos entero en la guía del comandero para tomar nota desde el móvil.

3. El TPV que va en el navegador de una tablet

• Desembolso. No compras terminal. Si ya tienes tablet u ordenador, cero; si hay que comprar una para la barra, cuenta de 120 a 300 € orientativos, más los accesorios del apartado siguiente.
• Cuota mensual. Es lo que pagas en lugar de la máquina. En el nuestro, cobrar en barra y mesas, sellar cada ticket con un hash encadenado, mandar comandas a cocina y cuadrar el cierre cuesta 14,90 € al mes, IVA incluido y sin permanencia: 536,40 € en tres años.
• Averías. No hay máquina propietaria que arreglar: si la tablet se rompe, coges otra o el móvil, entras con tu usuario y sigues cobrando. Tus ventas no viven en el cristal roto.
• Cambios de ley. La actualización se hace una vez y la tenéis todos a la vez: sin visita del técnico y sin USB.
• Terraza. Sí, siempre que la señal llegue. Coges la tablet o el móvil y cobras en la mesa.
• A los 3 años. La tablet es un aparato normal: vale poco, pero se sustituye por otro cualquiera y sigues igual, sin atarte a un modelo ni a un distribuidor.

Sobre las formas de contratar y qué significa de verdad no atarte, está la guía de TPV sin permanencia. Y ojo con lo importante: si falla internet, no cobras. De eso hablamos sin rodeos más abajo.

La cuenta a tres años, junta

Sumando los rangos de arriba, y recordando otra vez que son orientativos:

• Caja registradora: 150 a 900 € el primer día, más rollos y alguna reparación. La más barata en euros, siempre que el trabajo que no hace no te lo cobre tu tiempo.
• Sistema cerrado: hardware de 0 a 2.000 € según si está "incluido", más 30 a 80 € al mes, que en 36 meses son 1.080 a 2.880 €. Con hardware y algún módulo se puede ir a varios miles: suele ser el más caro de los tres.
• TPV en el navegador: accesorios obligatorios y, si hace falta, la tablet (de 50 a 435 € según lo que ya tengas) más 536,40 € de cuota en 36 meses. Total orientativo, 586 a 971 €.

La caja registradora es imbatible en precio puro y el sistema cerrado es el que más cuesta a tres años. La tablet queda en medio, pero haciendo cosas que la caja no hace. La pregunta no es cuál es más barato, sino cuánto trabajo estás dispuesto a seguir haciendo a mano. El desglose de qué funciones necesita de verdad una barra está en qué necesita un TPV de bar pequeño y cuánto debería costar.

Lo que casi nadie suma: la tablet no es solo la tablet

Aquí es donde hacen trampa las comparativas, incluida mucha gente que vende software en la nube. Una tablet de barra necesita tres cosas más, y cuestan dinero:

• Funda o carcasa reforzada (orientativo, 20 a 50 €). Caen cañas, salpica el aceite y las manos van mojadas. Una tablet desnuda dura lo que dura.
• Un soporte fijo (orientativo, 20 a 60 €). Sin sitio propio acaba debajo de una bandeja o en el suelo. Uno atornillado o con base pesada lo resuelve, y evita que se la lleve nadie.
• Cargador y cable largo permanente (orientativo, 10 a 25 €). En servicio la pantalla está horas encendida: tiene que estar enchufada casi siempre, y el cable de la mesilla no aguanta ese trato.

Son 50 a 135 € más en la cuenta del primer día. Y un aviso: ese sitio fijo no debe estar pegado a la plancha ni al sol directo, porque el calor continuado no le sienta bien a ninguna batería.

Siendo justos: en qué gana la caja registradora

No todo va a favor de lo nuevo. Hay cosas en las que la caja de toda la vida es sencillamente mejor, y quien diga lo contrario te está vendiendo algo.

El trabajo de la columna derecha no desaparece: lo haces tú al cerrar. Mira cuánto rato te lleva a la semana y multiplícalo por 156 semanas: ahí está la comparación honesta. El cierre tiene su método: cómo hacer el arqueo de caja sin descuadres.

El wifi: el punto donde toca ser honesto

Nuestro TPV va en el navegador y necesita conexión a internet siempre. Si la conexión se cae, el TPV avisa y no deja cobrar hasta que vuelva. No hay nada que descargar ni configurar para empezar: se abre en el navegador de la tablet, el móvil o el ordenador. Lo decimos aquí, en la comparativa, y no en la letra pequeña.

Dos consecuencias. Una: si tu conexión es mala, ese es el problema a resolver primero; cómo montarlo bien, en el wifi del bar sin poner en riesgo tu caja. Y dos: si estás donde la cobertura es un milagro —un puesto de mercadillo, una caseta de feria, un sótano—, la caja registradora es más sensata que cualquier cosa en la nube. Es así.

Cuando cambia la ley: quién actualiza y quién te pasa la factura

El capítulo que decide muchas compras y casi nadie mira. VeriFactu es el cambio en los sistemas de facturación que llega el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. El aparato que compres hoy tiene que seguir sirviendo.

Lo nuestro, con precisión: el TPV de Campa&Go se está preparando para VeriFactu y ya sella cada ticket con un hash encadenado y lo numera sin huecos, que es la parte que no se improvisa el último mes. Las fechas, en VeriFactu para bares y restaurantes. Y como depende de tu situación fiscal, coméntalo con tu gestor.

Dos cosas no cambian, elijas lo que elijas

El datáfono va aparte. Ninguna de las tres incluye el cobro con tarjeta: eso lo pone tu banco, con sus comisiones. Qué es normal pagar, en qué datáfono necesita un bar.

Y el IVA hay que configurarlo bien igual: 10 % en el local; 21 % para llevar, envasado y tabaco. Si está mal puesto, el disgusto llega en el trimestre: el IVA en hostelería y los errores típicos.

La lista para pedir precio por escrito

Da igual a quién pidas presupuesto: estas preguntas separan un precio real de un titular. Pídelo por correo.

• ¿Cuánto es el total a 36 meses con todo lo que voy a usar?
• ¿Hay permanencia? ¿Qué penalización tiene salir antes?
• ¿El hardware es mío o cedido? ¿Qué pasa si me voy?
• ¿Qué horario cubre el soporte y en cuánto respondéis un sábado noche?
• ¿Las actualizaciones legales van incluidas o se facturan aparte?
• ¿Puedo exportar mis ventas y mis cierres yo solo, cuando quiera?
• ¿Qué necesito para trabajar en la terraza? ¿Cuesta más?

Si vienes de otro sistema, el guion está en cambiar de TPV sin parar el servicio ni perder tus datos. Y si ya lo tienes decidido, el orden para dejarlo listo, en montar el TPV de tu bar en una tarde.

Qué encaja en cada caso

Caja registradora si vendes poco surtido, cobras siempre en el mismo sitio, no tienes mesas ni terraza y tu conexión es mala. Un quiosco, una caseta, un puesto de mercado.

Sistema cerrado si tienes varios puntos de cobro, mucho volumen y quieres un técnico con nombre y apellidos que venga al local. Cuesta más, y en un local grande a veces ese dinero compra tranquilidad.

TPV en el navegador si eres un bar pequeño con mesas o terraza, tienes internet decente y no quieres soltar dinero de golpe ni atarte a un contrato largo. Es donde la cuenta a tres años sale mejor frente al sistema cerrado.