Montar una cocina fantasma: cuánto cuesta de verdad

Una cocina fantasma parece barata hasta que la montas. Sin sala, sin camareros, sin terraza: por fuerza tiene que costar menos que un bar. Y sí, cuesta menos. Pero el dinero se va por sitios distintos, y son sitios que casi nadie te cuenta antes: la salida de humos, la primera compra, los envases, y sobre todo el colchón de los dos primeros meses.

Esta guía es la cuenta. Solo la cuenta. Qué partidas hay, en qué orden se pagan, cuáles se disparan y cuál se olvida siempre. Si lo que buscas es qué programa necesita una dark kitchen para llevar los costes, eso está en otra página y no te lo voy a repetir aquí.

Antes de mirar precios: hay tres maneras de montarla

Y cuestan cosas muy distintas. Decidir esto primero te ahorra pedir veinte presupuestos que no sirven de nada.

• Puesto en un obrador o cocina compartida. Alquilas un módulo dentro de un sitio que ya está montado y con licencia. Pagas cuota mensual, a veces fianza, y te ahorras casi toda la inversión de arranque. A cambio no es tuyo, hay normas de la casa y compites por cámara y por fogón en hora punta.
• Local propio pequeño, adecuado desde cero. Más control, más margen a largo plazo y muchísimo más dinero de entrada. Aquí es donde aparece la obra, la extracción y la licencia de actividad.
• Marca virtual dentro de una cocina que ya tienes. Si ya llevas un bar o un restaurante y añades una carta solo para reparto, tu inversión es casi cero en obra y casi todo en envases, fotos y en reorganizar el pase. Es la entrada más barata que existe, y la que más gente subestima en carga de trabajo.

Las partidas que todo el mundo cuenta, y las que se olvidan

Este es el reparto real. La columna de la derecha es la que hunde presupuestos, porque son gastos que existen igual aunque no los hayas apuntado.

La cuenta por partidas, con horquillas orientativas

Repito lo del aviso de arriba porque es importante: esto no sale de ningún estudio. Son horquillas anchas a propósito, para que cuando te llegue un presupuesto sepas si está dentro de lo razonable o se ha ido de madre. Pide siempre tres presupuestos por escrito de cada partida y compáralos con estas franjas, no al revés.

Horquillas orientativas, no un presupuesto. Ninguna de estas cifras es un dato verificado: son órdenes de magnitud para orientarte. Pídelas por escrito a cada proveedor.

Si vienes de mirar un bar con sala, te vendrá bien comparar las dos cuentas: la tienes en cuánto cuesta abrir un bar, partida por partida. Muchas cosas se repiten; lo que cambia es que aquí no pagas sala, pero sí pagas comisión de canal en cada pedido.

La extracción: la partida que decide si el proyecto existe

En una cocina fantasma no hay clientes dentro, pero sí hay vecinos fuera. La campana, el conducto y la salida de humos son la partida más caprichosa de todas: en un local que ya era cocina puede ser cambiar la campana; en un bajo que era una tienda de ropa puede ser subir un conducto seis plantas por la fachada, con permiso de la comunidad de propietarios de por medio.

Tres cosas que tienes que preguntar antes de firmar el alquiler, y por escrito:

• ¿Hay conducto de humos existente hasta cubierta, y está legalizado?
• ¿La comunidad autoriza pasar el conducto por fachada o patio si no lo hay?
• ¿La normativa municipal permite actividad de elaboración en ese local, en ese horario?

Si alguna respuesta es "creo que sí", trátala como un no hasta que esté en un papel. Un obrador compartido resuelve esto de golpe, y por eso mucha gente empieza ahí aunque la cuota mensual pique.

Licencia, trámites y papeles

Una cocina fantasma no es un almacén: es una actividad de elaboración de alimentos, con todo lo que eso arrastra. Necesitas la licencia o declaración responsable de tu ayuntamiento, el alta censal y de autónomo o sociedad, el registro sanitario que te pida tu comunidad, el sistema APPCC y el carné de manipulador de alimentos de todo el que toque comida.

Lo tienes desarrollado en licencias y trámites para abrir un local de hostelería y en las obligaciones legales que tiene un negocio de hostelería. Para la parte sanitaria, que en delivery se mira con lupa porque la trazabilidad llega hasta la casa del cliente, están el APPCC explicado sin líos y el carné de manipulador de alimentos.

El equipamiento: nuevo, de ocasión o renting

Aquí se puede ahorrar mucho y también se puede meter la pata mucho. La maquinaria de ocasión de hostelería es un mercado real y sano, sobre todo en mesas frías, lavavajillas y mobiliario de acero. Lo que conviene mirar con más cuidado es el frío y el horno: son las dos piezas de las que depende que un servicio salga o no salga.

• De ocasión: bien para acero inoxidable, estanterías, mesas de trabajo, lavavajillas. Pide que lo enciendan delante de ti.
• Nuevo: mejor en frío y en horno, por la garantía y por el consumo. Una cámara vieja se paga sola en la factura de la luz.
• Renting: convierte inversión en cuota mensual. Alivia la entrada, pero mira la permanencia y qué pasa si cierras antes.

Y mide la potencia eléctrica antes de comprar nada. Subir la potencia contratada tiene coste de alta y sube la factura todos los meses: te lo contamos en cómo baja la factura de la luz en hostelería.

El dinero de los dos primeros meses: el circulante

Esta es la partida que más proyectos mata y la que menos aparece en los presupuestos, porque no la vende nadie. Abrir no es empezar a cobrar. Los primeros pedidos tardan, el posicionamiento dentro de los canales de reparto no aparece el primer día, y mientras tanto los gastos fijos corren igual.

La cuenta es de servilleta:

• Suma todos tus gastos fijos de un mes: alquiler, cuota de autónomo, luz, agua, gestoría, seguros, nóminas si las hay.
• Multiplícalo por dos. Ese es el mínimo que tienes que tener aparcado el día que abres.
• Si puedes, que sean tres meses. Nadie se ha arrepentido nunca de tener colchón de más.

Y ojo con una cosa muy concreta del reparto: los canales no te pagan el mismo día que vendes. Liquidan por periodos. El género y los envases, en cambio, los pagas antes. Ese desfase se financia con circulante, no con optimismo.

Para saber cuántos pedidos al mes necesitas solo para no perder dinero, tienes la cuenta hecha en calcular el punto de equilibrio de tu negocio. Haz ese número antes de firmar, no después.

Lo que casi nadie te cuenta: cada pedido se reparte antes de llegar a ti

Aquí está la diferencia grande entre una cocina fantasma y un bar de barrio, y es la razón por la que no puedes poner el mismo precio de carta.

Cuando un cliente paga un pedido, ese dinero se reparte antes de ser tuyo:

• La comisión del canal de reparto. Las apps se quedan una parte de cada pedido, y no es pequeña. No te voy a dar un porcentaje porque cada acuerdo es distinto y no tengo dato que pueda enseñarte: pídele a cada canal su comisión exacta por escrito, con el desglose de qué incluye y qué no.
• El IVA. La comida elaborada va al 10% la sirvas en mesa o la mandes a domicilio: no sube al 21% por ser para llevar (el 21% es de las bebidas alcohólicas y los refrescos envasados y del tabaco). Ese 10% no es tuyo ni un solo día: lo cobras y lo ingresas. Confírmalo con tu gestoría.
• El envase. La tarrina, la tapa, la bolsa, la pegatina y el cubierto. Céntimos que en un bar no existen y aquí van en cada plato, sin excepción.

El tipo de IVA conviene tenerlo muy claro desde el primer día, porque mucha gente sube los precios de más creyendo que el reparto va al 21%. Te lo explicamos en qué IVA se aplica en hostelería y cuándo es 10% o 21%. Y lo de si el reparto compensa o no, con los números encima de la mesa, en cuánto se llevan las apps de reparto y cuándo sale a cuenta.

El precio de carta: por qué no puede ser el del bar de al lado

Mucha gente monta la cocina, coge su carta de siempre y la sube tal cual al canal de reparto. Y luego no entiende por qué vende y no gana. La razón es aritmética: el mismo plato, al mismo precio, deja bastante menos dinero cuando le quitas comisión, IVA y envase.

Eso no significa "súbelo todo un poco y ya". Significa hacer el escandallo plato a plato y descubrir dos cosas que casi siempre aparecen:

• Hay platos que en sala funcionaban y en reparto pierden dinero. Esos salen de la carta digital, no se suben de precio.
• Hay platos que aguantan perfectamente el precio y que además viajan bien. Esos son los que tienen que estar arriba y con foto.

Y hay un tercer factor que solo existe en reparto: que el plato llegue bien. Un plato que se empapa o se enfría no vuelve a pedirse, por muy buen margen que tenga sobre el papel. El escandallo te dice cuál gana dinero; los quince minutos de moto te dicen cuál sobrevive.

Si nunca has hecho uno, empieza por cómo hacer un escandallo paso a paso y por qué es el food cost y cuál es sano. Y cuando toque tocar precios, hazlo con criterio: cómo subir precios sin perder clientes.

Las mermas: el coste invisible de una cocina de volumen

En una cocina fantasma trabajas por tandas y con picos brutales. Eso hace que la merma pese más de lo que parece: lo que se cae, lo que se pasa, lo que se prepara y no se vende, el pedido que se cancela con la comanda ya hecha.

Si tu escandallo está hecho con el peso limpio del producto y no con el peso comprado, tu coste real es más alto que el que tienes apuntado. Siempre. Por eso la merma no es un detalle contable: es la diferencia entre un margen que existe y uno que solo existe en la hoja de cálculo. Lo desarrollamos en el control de mermas y por qué cambia tu food cost y en llevar el stock sin volverte loca.

Y una vez montada, ¿qué necesitas para llevarla?

Eso ya no es esta página. Lo tienes entero en qué necesita una dark kitchen para controlar sus costes →, con las herramientas que encajan con una cocina sin sala y las que no. Y si vas a abrir con más de una marca desde el mismo fogón, la cuenta entera (cuántas caben, cómo repartir los gastos comunes y cuándo cerrar una) está en varias marcas en una cocina.

Lo que sí toca decir aquí, porque afecta a tu presupuesto mensual, es qué hace y qué no hace nuestro software, sin adornos:

Sobre VeriFactu, ya que estás montando ahora y vas a elegir sistema: las fechas son 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos. Si te vas a dar de alta como sociedad, tenlo en el calendario. Lo explicamos en VeriFactu para hostelería, con las fechas correctas.

Resumen: el orden en que se paga todo

Si tuviera que ponerlo en una lista y pegarla en la nevera, sería esta:

• 1. Decide obrador compartido, local propio o marca virtual en tu cocina. Cambia toda la cuenta.
• 2. Confirma por escrito la salida de humos y la licencia antes de firmar el alquiler.
• 3. Pide tres presupuestos por partida: obra, extracción, equipamiento, frío.
• 4. Haz el escandallo de tus cinco platos principales con el IVA que te toque (10% en comida elaborada), comisión de canal y envase incluidos.
• 5. Calcula el punto de equilibrio con esos números. Si no sale, cambia la carta, no las ganas.
• 6. Aparta dos meses de gastos fijos. Mínimo.
• 7. Abre, y a partir de ahí mide todo lo que compras y todo lo que tiras.